Workshop planen: Was vor dem ersten Klebezettel passiert.
- Text
- Werkraum.Studio
- Erschienen
- Lesezeit
- 6 Minuten
Einen Workshop planen heißt vor allem, eine Frage so zu stellen, dass eine Gruppe sie an einem Tag beantworten kann. Wir zeigen, wie Sie Ziel, Ablauf und Methoden festlegen, warum der Raum mitarbeitet und wie ein Workshoptag von 9 bis 17 Uhr aussehen kann.
Was unterscheidet einen Workshop von einer Besprechung?
Ein Workshop ist ein Arbeitstreffen, in dem eine Gruppe gemeinsam ein Ergebnis erarbeitet, statt nur Informationen auszutauschen. In einer Besprechung wird berichtet und abgestimmt, im Workshop wird gebaut: ein Konzept, ein Entwurf, eine Entscheidung mit Begründung. Das englische Wort meinte ursprünglich die Werkstatt, und so dürfen Sie es nehmen. Ein Workshop braucht deshalb mehr Zeit als eine Besprechung, mehr Wandfläche und eine Moderation, die den Weg kennt und das Ergebnis offenlässt.
Wie planen Sie einen Workshop?
Einen Workshop planen Sie vom Ergebnis her, nicht von der Agenda. So gehen Sie vor:
1. Formulieren Sie die Workshopfrage so, dass am Ende eine Antwort stehen kann.
2. Legen Sie fest, wie das Ergebnis aussieht: eine Liste, ein Entwurf oder eine Entscheidung.
3. Laden Sie die Personen ein, die das Wissen haben, und die, die das Ergebnis später umsetzen.
4. Teilen Sie den Tag in Phasen: öffnen, erarbeiten, verdichten, entscheiden.
5. Wählen Sie für jede Phase eine Methode und die passende Bestuhlung.
6. Planen Sie, wie das Ergebnis den Raum verlässt: Fotoprotokoll, Aufgaben, Folgetermin.
Die Workshopfrage entscheidet über den Tag.
Eine gute Workshopfrage ist offen genug für Ideen und eng genug für einen Tag. „Wie verbessern wir unseren Service?“ füllt eine Woche und endet trotzdem im Ungefähren. „Welche drei Änderungen am Bestellprozess testen wir bis März?“ passt in einen Tag und hat eine Antwort. Bewährt hat sich die Form „Wie können wir …?“, die im Design Thinking verbreitet ist: Sie lädt zu Vorschlägen ein statt zu Einwänden. Schicken Sie die Frage mit der Einladung. Dann kommt die Gruppe mit ersten Gedanken statt mit offenen Erwartungen.
Der Stuhlkreis eignet sich für den Anfang und das Ende eines Workshops. Ohne Tische gibt es keine Laptops, hinter denen sich jemand verschanzt, und alle sehen einander. Eine Runde mit einem Satz pro Person öffnet den Tag, eine zweite schließt ihn. Für die Arbeitsphasen dazwischen brauchen die kleinen Runden dann Tische. In Werkraum.01 stellen wir den Stuhlkreis in einer Reihe für bis 40 Personen, in 2 bis 3 Reihen für bis 60.
Welche Methoden eignen sich für einen Workshop?
Welche Methode passt, hängt von der Phase ab: Zum Öffnen brauchen Sie viele Ideen, zum Verdichten Ordnung und zum Entscheiden eine klare Regel. Vier Methoden, die mit Karten, Stiften und Klebepunkten auskommen:
1-2-4-Alle: Erst denkt jede Person allein nach, dann zu zweit, dann zu viert, dann spricht das Plenum. So kommen auch die Stillen zu Wort.
Brainwriting: Alle schreiben ihre Ideen auf Karten, bevor jemand spricht. So prägt nicht die erste laute Idee alle anderen.
Punktabfrage: Jede Person klebt eine feste Zahl Punkte an die Vorschläge, die sie unterstützt. Nach wenigen Minuten sehen Sie, wo die Gruppe steht.
Pre-Mortem: Die Gruppe stellt sich vor, das Vorhaben sei in einem Jahr gescheitert, und sammelt die Gründe. Die Methode geht auf den Psychologen Gary Klein zurück und macht Bedenken sagbar, solange sie noch nützen.
„Am Abend eines Workshops liegt etwas auf dem Tisch, das es am Morgen noch nicht gab.“
Wie sieht ein Workshoptag aus?
Ein Workshoptag wechselt zwischen Plenum und kleinen Runden und legt kurze Pausen zwischen die Phasen. Ein Beispiel von 9 bis 17 Uhr:
9:00 Uhr: Ankommen und Kaffee, die Workshopfrage hängt schon an der Wand.
9:30 Uhr: Einstieg im Stuhlkreis, ein Satz pro Person zur Frage.
10:00 Uhr: Ideen sammeln in kleinen Runden, etwa mit Brainwriting.
11:30 Uhr: Ideen ordnen und im Plenum vorstellen.
12:30 Uhr: Mittagspause, weg von den Pinnwänden.
13:30 Uhr: Die ausgewählten Ideen in kleinen Runden ausarbeiten.
15:00 Uhr: Pre-Mortem im Plenum: Was könnte schiefgehen?
15:45 Uhr: Entscheiden per Punktabfrage, Aufgaben mit Namen und Termin.
16:30 bis 17 Uhr: Abschlussrunde im Stuhlkreis und Fotos aller Pinnwände.
Wo die Pausen hingehören und was dann auf den Tisch kommt, zeigen wir im Beitrag Pausen und Verpflegung.
Was braucht der Raum für einen Workshop?
Ein Raum für einen Workshop braucht Platz zum Umstellen und Wandfläche für die Ergebnisse. Jede kleine Runde braucht ein Flipchart oder eine Pinnwand und genug Abstand, um die anderen nicht zu übertönen. Tische helfen in den Arbeitsphasen und stören im Stuhlkreis, also planen Sie, wo sie stehen, wenn sie gerade niemand braucht. Wer mit Laptops arbeitet, braucht Strom an den Tischen. Welche Bestuhlung zu welcher Phase passt, zeigen wir im Beitrag U-Form, Block oder Stuhlkreis.
Werkraum.01 hat 200 m² Fläche und rund 4 m Raumhöhe; in U-Form mit Tischen sitzen dort bis 32 Personen, im Block bis 38. Bei uns sind Flipcharts und Pinnwände, Verlängerungskabel und Steckdosenleisten im Tagespreis enthalten; einen Moderationskoffer buchen Sie dazu. Wir bauen Ihre Bestuhlung vor Beginn auf — ohne Aufpreis. Planen Sie einen Wechsel der Bestuhlung bei der Anfrage mit uns. Werkraum.01 kostet 400 € pro Tag zuzüglich Umsatzsteuer*.
Arbeiten mehrere kleine Runden parallel, buchen Sie beide Räume. Das Plenum in Werkraum.01, die Gruppenphasen in Werkraum.02 auf derselben Etage. Beide Räume buchen Sie zu einem gemeinsamen Tagespreis. Er beträgt 600 € pro Tag zuzüglich Umsatzsteuer*. Ein Workshop im kleinen Team passt auch allein in Werkraum.02: Steht der Konferenztisch an der Seite, sitzen dort 14 Personen im Stuhlkreis. Die Räume sind leider nicht barrierefrei: Trotz Aufzug sind sechs Stufen zu überwinden, ein barrierefreies WC gibt es nicht.
Wie groß sollten die kleinen Runden sein?
So groß, dass alle an einem Tisch sitzen und jede Person zu Wort kommt. Wird eine Runde größer, bilden sich darin neue kleine Runden, nur ohne Moderation. Teilen Sie die Gruppe lieber vorab ein und mischen Sie die Abteilungen, damit nicht dieselben Personen zusammensitzen wie im Büro.
Wie lange sollte ein Workshop dauern?
Für eine klar umrissene Frage reicht ein Tag. Wollen Sie erst Ideen sammeln und später entscheiden, planen Sie zwei Termine mit einigen Tagen Abstand. Die Zeit dazwischen nutzen alle, um die Ideen mit Kolleginnen und Kollegen zu prüfen.
Wie verhindern Sie, dass der Workshop zum Vortrag wird?
Halten Sie Impulse kurz und lassen Sie danach sofort arbeiten. Folien und Zahlen verschicken Sie vorab, damit im Raum Zeit für das bleibt, was nur gemeinsam geht. Ein einfacher Prüfstein: Am Ende des Tages hat die Gruppe mehr gesprochen als die Moderation.
Was Sie bei der Anfrage für Ihren Workshop angeben sollten.
Nennen Sie Termin und Personenzahl und beschreiben Sie die Phasen Ihres Tages: wann das Plenum zusammensitzt, wann kleine Runden arbeiten und welche Bestuhlung Sie dafür brauchen. Sagen Sie, ob Sie beide Räume buchen möchten und wie Sie sich verpflegen. Auf Wunsch organisieren wir das Catering mit ausgewählten Caterern aus Erfurt. Diese Angaben schicken Sie uns, wenn Sie einen Termin anfragen. Wenn Sie ankommen, steht der Raum in Ihrer Bestuhlung bereit.
