Besprechung vorbereiten: Wie aus einer Runde eine Entscheidung wird.
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- Werkraum.Studio
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Eine Besprechung vorbereiten heißt, vorher festzulegen, was am Ende entschieden sein soll, und alle mit demselben Wissen in den Raum zu holen. Wir zeigen, wie Sie Einladung, Tagesordnung und Vorlage aufbauen, wie Sie die Runde klein halten und wann sich ein Raum außer Haus lohnt.
Warum dauern Besprechungen oft länger als nötig?
Besprechungen dauern oft länger als nötig, weil nur ihr Termin im Kalender feststeht, nicht ihr Ergebnis. Der britische Historiker C. Northcote Parkinson schrieb 1955, Arbeit dehne sich so weit aus, wie Zeit für sie da ist. Für Besprechungen gilt das fast wörtlich: Eine Stunde im Kalender wird eine Stunde lang, auch wenn das Thema nach 20 Minuten erledigt wäre. Die Vorbereitung dreht das um. Sie legt zuerst das Ergebnis fest und leitet die Zeit daraus ab.
Wie bereiten Sie eine Besprechung vor?
Eine Besprechung bereiten Sie in fünf Schritten vor:
1. Klären Sie das Ziel: Soll die Runde informieren, beraten oder entscheiden?
2. Laden Sie nur ein, wer zum Ziel beiträgt oder mitentscheidet.
3. Schreiben Sie eine Tagesordnung mit Zeiten und einem Ziel für jeden Punkt.
4. Verschicken Sie Einladung und Unterlagen einige Tage vorher.
5. Legen Sie fest, wer moderiert, wer protokolliert und wer auf die Zeit achtet.
Was gehört in die Einladung?
In die Einladung gehören Ziel, Termin, Ort und Tagesordnung, dazu die Unterlagen und wer was vorbereitet. Formulieren Sie jeden Punkt der Tagesordnung als Frage oder als Entscheidung. Aus „Budget 2027“ wird dann „Wir entscheiden, ob das Budget für Messen steigt“. So weiß jede Person, ob sie zuhören, mitreden oder mitentscheiden soll. Geben Sie jedem Punkt eine Zeit und einen Namen. Und setzen Sie die Entscheidungen nach vorn, solange alle noch frisch sind.
Eine Vorlage von einer Seite erspart der Runde das lange Erklären. Ausgangslage, Optionen, Empfehlung: Mehr braucht es selten. Amazon geht noch weiter. Jeff Bezos beschrieb 2018 in seinem Brief an die Aktionäre, dass dort statt Folien sechsseitige Memos entstehen. Zu Beginn der Besprechung lesen alle das Memo still. Das wirkt ungewohnt und hat einen Vorteil: Alle starten mit demselben Wissen, auch wer die Mail nicht geöffnet hat.
Wie viele Personen gehören in eine Besprechung?
In eine Besprechung gehören so viele Personen, wie das Ziel braucht, und keine mehr. Mit jeder weiteren Person wächst die Zahl möglicher Gesprächsfäden schneller als die Runde: Bei 6 Personen sind es 15, bei 12 schon 66. Wer nur informiert werden muss, bekommt das Protokoll. Wer nur zu einem Punkt gebraucht wird, kommt zu diesem Punkt dazu. Das spart allen Zeit und hält die Runde beweglich.
„Ein Punkt ohne Namen und ohne Zeit landet auf der nächsten Tagesordnung.“
Wie soll der Raum für eine Besprechung stehen?
Für die meisten Besprechungen passt ein Konferenztisch: Alle sehen einander und haben eine Schreibfläche. Für eine Präsentation vor einer größeren Runde stellen Sie Stühle in Reihen nach vorn, für einen offenen Austausch in einen Stuhlkreis. Achten Sie darauf, dass alle den Bildschirm oder das Flipchart sehen, ohne sich zu verdrehen. Wird jemand per Video zugeschaltet, sollte die Kamera die ganze Runde zeigen und nicht nur das Tischende.
In Werkraum.02 sitzen 14 Personen am Konferenztisch, der 3,60 m lang ist. Er ist zweiteilig und lässt sich an die Seite stellen; dann sitzen bis 25 Personen in Reihen oder 14 im Stuhlkreis.
Wann lohnt sich ein Raum außer Haus?
Ein Raum außer Haus lohnt sich, wenn eine Besprechung einen ganzen Tag füllt, Gäste von außen kommen oder das Thema Abstand vom Tagesgeschäft braucht. Im eigenen Büro klopft es, und der nächste Termin wartet eine Tür weiter. Typische Anlässe sind Vorstands- und Gesellschafterversammlungen, Strategierunden, Präsentationen und Pitches. Soll eine Runde einen ganzen Tag lang an Zielen arbeiten, hilft unser Beitrag Klausurtagung planen.
Werkraum.02 ist für Besprechungen und kleine Sitzungen eingerichtet: 50 m², rund 4 m Raumhöhe, dazu eine Sitzecke mit Sofa, Sessel und Pouf für Gespräche am Rand. Wer von außerhalb teilnimmt, wird über den 75-Zoll-Bildschirm mit Videokonferenzsystem zugeschaltet. Wir vermieten tageweise: Eine Buchung umfasst 8 Stunden, Beginn und Ende legen Sie fest — auch am Wochenende. Werkraum.02 kostet 300 € pro Tag zuzüglich Umsatzsteuer*. Für wiederkehrende Termine ist ein Nachlass auf Anfrage möglich.
Was gehört ins Protokoll?
Für die meisten Besprechungen reicht ein Ergebnisprotokoll: Es hält fest, was entschieden wurde, wer was bis wann erledigt und was offen bleibt. Ein Verlaufsprotokoll, das die Diskussion nachzeichnet, braucht es selten. Schreiben Sie die Ergebnisse noch im Raum mit, sichtbar für alle, etwa auf einem Flipchart. Dann ist das Protokoll vor dem Ende fertig und geht am selben Tag hinaus.
Wie lang sollte eine Besprechung sein?
So lang, wie die Tagesordnung braucht, nicht so lang, wie der Kalender vorschlägt. Planen Sie 25 statt 30 oder 50 statt 60 Minuten. Die gewonnenen Minuten reichen für den Weg zum nächsten Termin, und manche Kalender bieten diese Kürzung als Einstellung an.
Was tun, wenn die Runde abschweift?
Halten Sie einen Themenspeicher bereit: ein Flipchart für alles, was wichtig ist, aber nicht heute drankommt. Wer abschweift, sieht sein Thema dort notiert und kann es loslassen. Am Ende entscheiden Sie, wann die gesammelten Themen an die Reihe kommen.
Muss jede Besprechung im Sitzen stattfinden?
Nein, kurze Abstimmungen gehen im Stehen schneller. In der agilen Softwareentwicklung ist das Daily Scrum auf 15 Minuten begrenzt, und viele Teams halten es im Stehen ab. Für alles, was beraten oder entschieden werden muss, gehört die Runde an einen Tisch.
Was Sie bei der Anfrage für Ihre Besprechung angeben sollten.
Nennen Sie Termin und Personenzahl und sagen Sie, ob die Runde am Konferenztisch sitzt, in Reihen oder im Stuhlkreis. Geben Sie an, ob jemand per Video zugeschaltet wird und ob Sie Catering wünschen. Getränke sind nicht im Tagespreis enthalten. Unsere Getränkepauschale buchen Sie mit Ihrer Anfrage dazu. Je nach Verfügbarkeit buchen Sie bis 24 Stunden vorher. Diese Angaben schicken Sie uns, wenn Sie Werkraum.02 anfragen.
